Digitalisierung

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Bei der Digitalisierung sind viele Punkte zu beachten. Zum einen ist es wichtig, dass die Dokumente in einem hohen Maß an Qualität dem Original unverfälscht entsprechen sodass weiter die Rechtssicherheit gegeben ist und die Datei dem Papierdokument in nichts nachsteht.

Im ersten Schritt werden die Dokumente intensiv auf Fremdkörper (häufig Heftklammern, Büroklammern usw.) untersucht und entfernt. Selbst aufgeklebte Notizen oder Beschädigungen werden analysiert und für den automatisierten Scan vorbereitet. Enthaltene Register werden mittels eines QR-Codes indiziert, sodass die Registerstruktur weiter erhalten bleibt und sich im elektronischen Ergebnis wiederfindet.

Bei der Digitalisierung arbeiten wir u.a. mit Hochleistungsproduktions- Scanner von KODAK, welche nahezu alle Belege und Dokumente erfassen können. Hierbei ist zu erwähnen, dass die KODAK Scanner besonders durch ihre langen Erfahrungen im Bereich der Bilderfassung eine unschlagbare Qualität neben den zahlreichen Zertifizierungen erreichen, welche sich vor allem im Scanergebnis widerspiegelt.

Nach dem Scan sind die Daten bereit für eine digitale Bearbeitung. In diesem Schritt werden mittels einer Erfassungssoftware des Marktführers Kofax Ihre Dokumente digitalisiert und mit einer Texterkennung (OCR) und Indizierung durchsuchbar gemacht, so dass alle Wörter, Nummern, Beträge und Daten gefunden werden können. In Ihrer Infrastruktur benötigen Sie keine spezielle Software, um Ihre Dokumente wieder finden zu können.

 

Was kann alles digitalisiert werden?

Nachfolgend eine kleine Auswahl:

  • Lieferscheine
  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Patientenakten
  • Röntgenbilder
  • Bankbelege
  • Kassenbelege
  • EKG Endlosprotokolle
  • Versicherungsunterlagen
  • Baupläne und Zeichnungen
  • Visitenkarten
  • Personalakten
  • Bilder
  • Arztbriefe
  • Vertragsunterlagen
  • Laufzettel

 

 

 

 

Wir scannen Ihr komplettes Papiervorkommen in allen Größen, sei es Ihre aktuelle Tagespost (siehe, digitaler Postservice) oder Ihr komplettes Aktenlager. Dank unserer Erfahrung und unserer professionellen Technik haben wir alle Möglichkeiten, Sie und Ihr Unternehmen bei Ihrem Vorhaben zu unterstützen.

 

 

 

 

Die Ausgabe Ihrer Daten

Ihre Daten können in allen gängigen Formaten (PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, GIF, DICOM, u.v.m.) erstellt werden. Das häufigste Archivierungsformat ist das PDF/A (Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente -ISO 19005-1), welches mit jedem beliebigen PDF Reader gelesen werden kann. Bei Einbindung in Ihr Dokumentenverwaltungssystem wird häufig das TIFF Format verwendet.

Die Übergabe der Daten erfolgt auf den von Ihnen gewünschten Datenträger oder Technologie (DVD, USB-Stick, HDD-Festplatte, VPN oder auch ein FTPs-Download), des Weiteren haben wir auch die Möglichkeiten, die Daten direkt in Ihr vorhandenes ERP oder DMS System einzuspielen.