Antworten

 

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Sie stellen Fragen, wir geben die Antworten. Hier ist eine Auflistung der meistgestellten Fragen aus dem Bereich der Dokumentendigitalisierung und Dokumentenverwaltung.

Sollte Ihre Frage nicht aufgeführt sein, kontaktieren Sie uns gerne per mail oder Telefon und wir beantworten Ihre Fragen gerne.

 

 

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  1. Werden die digitalen Dokumente vom Finanzamt akzeptiert?

 

mb-scan arbeitet streng nach den Richtlinien der GoBD und hält die Vorgaben der Finanzämter ein. Die Dokumentenausgaben werden in dem vom Finanzamt gewünschten Format erstellt, sodass sie im Falle einer Außenprüfung Vorgänge schnell aufzeigen können und somit Ihrer Aufzeichnungspflicht nachkommen. Somit kann Ihr gesamter Zeitaufwand erheblich reduziert werden.

 

  1. Wie werden Informationen bei mb-scan gespeichert?

 

mb-scan verarbeitet und speichert alle Daten offline (ohne Zugang zum Internet) in der eigenen Infrastruktur. Alle Daten werden nach Übergabe und Abnahme des Kunden nach den Richtlinien des BSI gelöscht.

 

Sollte der Kunde den Wunsch zum online Datenaustausch haben, wird auf hauseigenen Servern, auf den Sie von überall auf der Welt Zugang über Ihre eigene persönliche Zugangsberechtigung haben, ein Zugriff ermöglicht.

 

  1. Holt mb-scan meine Akten auch direkt vor Ort ab?

 

Gerne holen wir Unterlagen von Ihrem Standort ab. Sie haben aber auch die Möglichkeit, uns Ihre Unterlagen per Spedition anzuliefern.

 

  1. Wie wird gescannt?

 

Wir scannen hauptsächlich mit Hochleistungsproduktions- Scannern von KODAK. Die Bearbeitung der Dokumente erfolgt mit einer Software vom Marktführer KOFAX.

Beim Scannen von Röntgenbildern verwenden wir einen speziellen Röntgenbildscanner, mithilfe einer X-Ray Software werden die Bilder im DICOM Format oder auch in allen anderen Formaten erstellt.

 

  1. Akzeptiert der Einzelhandel eine gescannte Quittung für den Gewährleistungsanspruch?

Allgemein gilt: ja.

In Deutschland gilt ein Recht auf 2 Jahre Gewährleistung nach dem Kauf. Hierfür gelten

die gesetzlichen Bestimmungen aus Ihrem Kaufvertrag.

Der Nachweis für einen geschlossenen Kaufvertrag zwischen Verkäufer und Käufer

kann in aller Regel durch die Rechnung nachgewiesen werden. Aber auch eine

Kopie der Rechnung, ein EC-Kartenbeleg, ein Visakartenbeleg oder auch ein

Leumundszeuge reichen dafür aus. Somit ist eine digitale Kopie als Nachweis für den Gewährleistungsanspruch ausreichend.

 

  1. Brauche ich für mein Unternehmen eine spezielle Software?

Nein. Wenn Sie lediglich einmalig Ihren Aktenberg digitalisieren möchten, ist eine zusätzliche Software nicht notwendig. PDF/A Dokumente können mit jedem PDF Viewer gelesen werden.

 

  1. Brauche ich für mein Unternehmen ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS)?

Sie planen für die Zukunft und wollen alle Dokumente, E-Mail, Fax etc. elektronisch im Zugriff haben und verwalten, um Ihrer Effizienz im Geschäftsalltag zu steigern. Dann ist es förderlich, ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS) zu installieren. Wir von mb-scan unterstützen Ihr Unternehmen bei der Umsetzung und Planung Ihrer Projekte, da es eine Vielzahl von Lösungen am Markt gibt, Sie aber eine Lösung benötigen, welche zu Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen passt.